120 000 kart pacjentów w centralnej rejestracji Szpitala Klinicznego

FILM z wdrożenia

Do istotnych elementów efektywnego zarządzania szpitalami należy sprawne zorganizowanie pracy w punktach rejestracji medycznej. Problem, z którym boryka się wiele jednostek, to brak miejsca na przechowywanie dokumentacji medycznej, zapewnienie ochrony danych osobowych pacjentów zgodnie z przepisami RODO i usprawnienie procesów wyszukiwania, przepływu oraz archiwizacji kart pacjentów.

W odpowiedzi na powyższe potrzeby powstały automatyczne regały na dokumenty, które dzięki wykorzystaniu całkowitej wysokości pomieszczeń biurowych pozwalają na zaoszczędzenie lub odzyskanie nawet 80% miejsca, m.in. w rejestracji szpitalnej.

Kliniczny Szpital Uniwersytecki im. Norberta Barlickiego w Łodzi zdecydował się na wdrożenie 4 regałów automatycznych Rotomat wraz z zarządzającym nimi systemem informatycznym.

Regały zostały zainstalowane w punkcie centralnej rejestracji medycznej i przechowują 120 000 kart pacjentów z 28 poradni specjalistycznych. Centralizacja systemu rejestracji szpitalnej w wysokim stopniu usprawniło proces obsługi pacjentów. Kierowanie pacjentów do jednego punktu przyjęć jest wygodnym rozwiązaniem szczególnie dla osób starszych lub mających problem z poruszaniem się, eliminując konieczność poszukiwania właściwej poradni na terenie całego budynku. Dodatkowo pacjenci otrzymują informację o czasie oczekiwania na przyjęcie w rejestracji, dzięki czemu mogą w tym czasie zaplanować inne czynności.

120 000 kart pacjentów w jednym miejscu

Wykorzystanie nowoczesnego automatycznego systemu przechowywania dokumentacji pozwoliło na odzyskanie 50% miejsca w szpitalu i zwiększenie wydajności pracy. Obecnie pracownicy rejestracji mogą obsłużyć ok. 200 osób w ciągu jednej godziny. Punkt centralnej rejestracji przyjmuje pacjentów do wszystkich przychodni specjalistycznych równocześnie, zarówno tych o wysokim stopniu obłożenia wizytami, jak i mniej obleganych. Pozwala to na wyeliminowanie kolejek i bardzo sprawną obsługę petentów, tak, że pracownicy szpitala zyskują dodatkowy czas na obsługę zgłoszeń telefonicznych i mailowych.

szpital kliniczny barlickiego - regały automatyczne (1)

Regały automatyczne Rotomat współgrają kolorystycznie z wystrojem szpitala dzięki indywidualnie dopasowanej obudowie. Każdy z nich posiada wysokość ok. 3,3 m i jest wyposażony m.in. w szuflady teleskopowe oraz półki na specjalne plastikowe koperty wielokrotnego użytku, a także inne formaty dokumentów. Koperty przeznaczone do przechowywania akt docelowo będą oznaczone kodami kreskowymi, co pozwoli na całkowite wyeliminowanie pomyłek w pobieraniu dokumentów.

szpital kliniczny barlickiego - regały automatyczne (4)

Bardzo ważnym atutem automatycznych regałów biurowych Rotomat jest system kontroli dostępu do przechowywanej dokumentacji medycznej. Wybrani pracownicy mogą mieć dostęp do wybranych regałów, półek lub sektorów, a historia pobrań kart pozwala na sprawdzenie ich faktycznego przepływu. System rejestracji szpitalnej pozwala także na ocenę, którzy pacjenci pojawiają się w szpitalu na tyle sporadycznie, że ich akta mogą zostać zarchiwizowane – w ten sposób odzyskujemy miejsce dla nowych oraz częściej pojawiających się badanych.

szpital kliniczny barlickiego - regały automatyczne (3)

Automatyzacja procesu przechowywania dokumentacji w znaczący sposób ułatwia i przyspiesza operacje wyszukiwania, pobierania i zwracania akt. Obsługa systemu odbywa się za pomocą klawiatury zamontowanej w każdym z regałów. Eliminujemy w ten sposób konieczność przenoszenia dokumentacji z innych działów lub pięter. Okno dostępowe, w którym następuje odebranie dokumentacji, znajduje się na wygodnej, ergonomicznej wysokości. Dzięki jednemu przyciskowi w kilka sekund otrzymujemy wybrane karty.

System pozwala kontrolować lokalizację akt pacjentów, dzięki czemu możliwe jest uzyskanie informacji o tym, gdzie w danym momencie się one znajdują – w regale, u lekarza czy też np. w archiwum.

Zamknięty regał automatyczny Rotomat chroni dokumenty przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, ale także przed szkodliwymi czynnikami środowiska (kurz, światło, wilgoć). Drzwi regału mogą być wyposażone w specjalną okładzinę zapewniającą ochronę przeciwpożarową.

szpital kliniczny barlickiego - regały automatyczne (5)

Automatyczne regały karuzelowe Rotomat są rozwiązaniem świetnie sprawdzającym się w każdym szpitalu, rejestracji medycznej, aptece czy biurze. Stanowią ważne ogniwo procesu sprawnego zarządzania dokumentacją i zwiększania wydajności pracy.

Przechowywanie dokumentacji medycznej to jednak nie jedyne zastosowanie dla naszych rotatorów. Wyposażenie automatycznych regałów Rotomat w system klimatyzacji umożliwia ich wykorzystanie w charakterze magazynu środków farmaceutycznych, w tym także psychotropowych.

Przechowywane farmaceutyki są zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych za pomocą indywidualnego kodu PIN lub karty dostępu, które posiadają tylko upoważnieni użytkownicy.

Proces wydawania leków odbywa się często na wielu piętrach, podczas gdy samo zatowarowanie ma miejsce zazwyczaj na najniższym poziomie budynku. Regały karuzelowe Rotomat mogą obsługiwać wiele kondygnacji budynku i posiadać okno dostępowe na każdym piętrze dostarczając żądane produkty wprost do rąk pracownika. Pomyłki ludzkie w kompletacji zostają zminimalizowane, a sam proces przygotowywania zamówienia jest znacznie przyspieszony i maksymalnie uproszczony.

Na tym nie koniec – automatyczny regał magazynowy Rotomat (zwany także obrotowym lub rotacyjnym) służy często jako magazyn instrumentów medycznych, środków opatrunkowych, odzieży roboczej, pościeli szpitalnej czy drobnych narzędzi dla działu technicznego. W przypadku konieczności magazynowania przedmiotów o znacznie większych gabarytach i wadze zastosowanie znajduje również inny system automatycznego składowania – regał windowy Lean-Lift.

Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak zmniejszyć wykorzystywaną powierzchnię szpitala lub apteki, zwiększyć wydajność pracy, poprawić jej ergonomię i ułatwić zarządzanie jednostkami medycznymi, zapraszamy na isl.pl.

icon FACEBOOK orange icon YOUTUBE orange